Einsatz als Tool zur Herstelldokumentation

Die Herausforderungen

Unser mittelständischer Pharma Kunde hatte sich bereits mit dem Thema EBR und Systemen dahinter beschäftigt. Diese kamen ihm für seine Belange teilweise mit zu vielen Funktionalitäten und auch mit zu großem Aufwand an seine eigene Anpassung daher. Zu dem spielte das Thema Budget ebenfalls eine wichtige Rolle.

Die Lösung

Smart Document System© wurde als kostengünstige Herstelldokumentationslösung eingeführt. Die Umstellung erfolgte wie vom Kunden gewünscht bewusst nah am Papier, um den Schulungsbedarf zu minimieren und die Benutzerakzeptanz zu erhöhen. Vorhandene Word-Dokumente wurden importiert und für ein vorlagen- und datenbankgestütztes System angepasst. Die Active Directory-gesteuerte User Verwaltung schafft nun genau Transparenz welche User wann am Herstellprozess wie mitgewirkt haben. Durch die integrierte Versionskontrolle ist sichergestellt, dass nur die neuesten genehmigten Formulare verwendet wurden. Jeder Schritt wird durch den integrierten Audit Trail zur Rückverfolgbarkeit dokumentiert.

Das Resultat

Der papierlose Herstelldokumentations-Prozess führte zu kürzeren Durchlaufzeiten und höherer Prozesssicherheit. Die Datenverfügbarkeit und die Datentransparenz haben sich deutlich verbessert, auch weil es keine manuellen Fehleingaben mehr gibt. Die direkte Datenverfügbarkeit ermöglichte zeitnahe Analysen und direkte frühzeitige Eingriffe, wodurch Produktionsausfälle reduziert und die Transparenz verbessert werden konnten. Auf das System geschulte und berechtigte Kundenmitarbeiter schätzen die Möglichkeit die Formulare selbstständig anzupassen und das das System sehr flexibel in verschiedenen anderen Bereichen des Unternehmens ausgerollt werden kann.

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